СЭД ТЕЗИС автоматизировала канцелярию, внутренний документооборот и организацию заседаний комитетов в «Альфа-лизинг». Проект выполнила партнерская компания Teamscore.

Основной задачей была автоматизация канцелярии, которую раньше вели в Excel-таблицах и бумажных журналах. Однако ежедневно через компанию проходят сотни документов, поэтому канцелярию было решено цифровизировать. Вдобавок к этому было решено перевести в СЭД ознакомление с внутренними документами и организацию заседаний комитетов.

Особенности проекта

Команда работала по гибкой методологии. Первый этап внедрения СЭД ТЕЗИС завершили всего за 1,5 месяца, дальнейшая разработка происходила параллельно с эксплуатацией. Выполнить проект оперативно — за семь месяцев — помогли встроенные в систему Low Code инструменты для настройки бизнес-процессов и другой функциональности.

Для различных категорий входящих и исходящих документов настроены шаблоны, маршруты движения и участники процессов. Использование СЭД для отправки приказов, распоряжений, должностных инструкций на ознакомление помогло исключить возможность попадания в спам. Также стало проще настраивать группы рассылки внутренних документов.

Реализована возможность проведения заседаний комитетов как оффлайн, так и онлайн. Это помогло обеспечить эффективную дистанционную работу во время пандемии коронавируса и после ее окончания. СЭД ТЕЗИС интегрирована с «1С: Зарплата и управление предприятием» и системой Elma, которая используется для взаимодействия с лизингополучателями.

Мобильное приложение помогает руководителям оперативно согласовывать документы. Для обеспечения отказоустойчивости система развернута в кластере серверов. В компании используется российское и свободное ПО: серверы на Unix, СУБД на Postgres, Open Office.

Все 1550 сотрудников «Альфа-лизинг» используют в своей работе СЭД ТЕЗИС, на пике одновременно подключается 600 пользователей. Каждый месяц в СЭД создается более 3000 документов и более 30 совещаний.

СЭД ТЕЗИС помогла «Альфа-лизинг» повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей, а также отказаться от пересылки бумажных документов между офисами и соответствующих расходов. Прозрачность всех бизнес-процессов в СЭД дала возможность ввести KPI для контроля работы с документами.

Источник